Datenschutz in der Personalakte

Das Prinzip der Personalakte ist schon sehr alt.

Bereits unter Friedrich Wilhelm I. wurde in den Jahren 1726 bis 1737 für Militär- und Verwaltungsbedienstete eine auf das Leistungsverhalten ausgerichtete Personalakte eingeführt.

So wundert es nicht, dass viele Regelungen bezüglich der Personalakte im BBG und BeamtStG verankert sind.

Das Thema Datenschutz ist auch lange bevor es wirklich populär wurde, in die Überlegungen der Personalakte mit eingeflossen.

Das Recht auf Berichtigung ist sogar schon 1910 integriert worden als dem Betroffenen bei nachteiligen Information in der Personalakte das Recht gegeben wurde, sich in Form einer Gegendarstellung zu äußern. Dies sogar expliziet, bevor die nachteilige Information zu einer Entscheidungspfindung verwendet wird.

Auch das Recht zur Einsicht in seine Personalakte wurde später gesetzlich verankert (Transparenz).

Das alles zeigt, welche Bedeutung und welchen Schutzbedarf der Gestezgeber der Personalakte zugesteht. Das ergibt sich daraus, dass in der Personalakte ggf. das komplette Arbeitsleben des Mitarbeiters gesammelt wird. Von der Bewerbung mit Lebenslauf, über Zeugnisse, Beurteilungen, Abmahnungen, Rügen, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, ggf. ärztliche Unterlagen uvm.

Auch aus diesem Grund ist die Personalakte ein Faktor zum Thema Beschäftigtendatenschutz. Der Datenschutzbeauftragte muß also auch hier kontrollieren, ob der Arbeitgeber den Vorgaben der EU DSGVO und BDSG-neu gerecht wird.

Es sind klare Vorgaben zu vereinbaren, welche Daten in de Akte dürfen und wie lange diese aufzubewahren sind.

Fakt ist, dass die EU DSGVO keine Spezialklauseln enthält, die den Umgang mit Personalakten regeln. Es sind also hier die Standardrechte und Pflichten der DSGVO anzuwenden.

Die Daten der Personalakte unterliegen der Zweckbestinmmung von §32 Abs. 1 BDSG-neu.

Alle schriftlichen Aufzeichnungen, welche sich mit der Person des Arbeitsnehmers oder Beamten sowie seinem Beschäftigungsverhältnisses befassen zählen zur materiellen Personalakte. Es ist dabei nicht relevant wo die Aufzeichnungen stehen. Es ist lediglich wichtig, dass die Aufzeichnungen in einem inneren Zusammenhang mit dem Dienstverhältnis stehen.

Die Personalakte kann in mehrere Teile aufgeteilt sein. Es gibt ggf. Teilakten oder Nebenakten. Die Aufbewahrung der Personalakte geschieht mittlerweile häufig in digitaler Form. Auch in digitaler Form ist, genauso wie bei herkömmlichen Papierakten, sicherzustellen, dass ein Zugriff durch unberechtigte Personen ausgeschlossen werden kann. Der abschließbare Stahlaktenschrank im Personalüro ist eine Möglichkeit. Bei digitalen Akten sind die Rechte und Zugriffsmöglichkeiten soweit zu konfigurieren, dass nur berechtigte Personen Zugriff haben.

Besonders sensible Daten wie z.B. ärztliche Unterlagen sollten in einen extra verschlossenen Umschlag innerhalb der Akte aufbewahrt werden.

Gängige Aufbewahrungsfristen:

• Zeiterfassung / 2J
• Lohnberechnungen / 6J
• Meldungen zur Krankenkasse / 6J
• Reisekostenabrechnungen / 6J
• Lohnkosten / 10J
• Buchungsbelege aus der Verdienstabrechnung / 10J
• Unterlagen zu Arbeitsunfällen / 30J
• Unterlagen zu Kontakt des AN zu Gefahrgut / 30J