Hat der Datenschutzbeauftragte Zugriff auf Personalakten?
Personalakten sind ein heikles Thema. In den Personalakten stehen allerlei persönliche Daten zum Arbeitsverhältnis. Das können Bewerbungen, Arbeitsverträge, Zusatzvereinbarungen, Beurteilungen, Zeugnisse, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, Abmahnungen, Darlehensvereinbarungen uvm. sein.
Die Tatsache, dass es sich regelmäßig um sensible Daten handelt, wirft natürlich die Frage auf, ob alles datenschutztechnisch einwandfrei ist was dort gesammelt wird. Die Personalakte ist für den Beschäftigtendatenschutz relevant und sollte somit stichprobenartig Teil einer Datenschutzüberprüfung sein.
Grundsätzlich ist es so, dass alles wofür es keine Vertragsgrundlage, Rechtsgrundlage, berechtigtes Interesse oder Einwilligung gibt, nicht aufbewahrt werden darf.
Der Arbeitsvertrag mit allen Vereinbarungen sind ein Vertragliches Interesse. Beurteilungen liegen ggf. sowohl im Interesse den Mitarbeiters als auch des Arbeitsgebers da dies für künftige Entwicklungen relevant sein kann.
Entgegen einer weitläufigen Meinung gib es kein Ablaufdatum für Abmahnungen. Diese können bsi auf unbestimmte Zeit aufbewahrt werden da sie ggf. für zukünftige Personalentscheidungen relevant sein könnten.
Ob ein Datenschutzbeauftragter einsicht in die Personalakte hat, ist in der Privatwirtschaft nicht eindeutig festgelegt.
Im Beamtenrecht ist der Datenschutzbeauftragte eindeutig als Person aufgeführt, die Einsichtnahme in die Akte hat (§107 BBG (2)).
Bezüglich einer Revisionsstelle einer Sparkasse hat das BAG festgestellt, dass die Revision befugt ist, im Einzelfall Personalakten stichprobenartig zur Nachprüfung der Personalaufwendungen einzusehen.
Es besteht also eine sehr hohe Wahrscheinlichkeit, dass dieses bei einer Datenschutzüberprüfung durch den Datenschutzbeauftragten ebenso gesehen wird.
Erfahrungsgemäß ist hier ein vorsichtiger Umgang durch den Datenschutzbeauftragten sinnvoll.
Ebenso ist ein Dokumentation angebracht, die belegt, wer zu welchen Zweck Einsichtnahme in die Akte hatte.
